Manual de facturare

1. Cum te înscrii

Pe factureaza.ro ai trei luni de probă, în care poți folosi aplicația gratuit, fără limitări. După cele trei luni, în funcție de câte documente adaugi lunar și, opțional, câte documente primești* lunar, vei putea opta pentru un abonament, dacă vei dori să folosești aplicația în continuare.

Abonamentul poate fi contra cost sau gratuit, în limita a 5 documente (adăugate și, opțional, primite) pe lună.

Consultă aici grila de prețuri.

*Dacă activezi integrarea automată cu e-Factura, poți opta inclusiv pentru preluarea automată a e-Facturilor de la furnizori din SPV-ul firmei sau PFA-ului tău. Aceste documente preluate din SPV consumă din numărul maxim de documentele lunare disponibile în cont.

1.b Accesează contul

Ca să accesezi contul, intră în pagina de login și completează câmpurile:

1.d Autentificare în doi pași

Pentru un plus de siguranță, îți punem la dispoziție autentificarea în doi pași.

Atenție: după activarea acestei funcții, va trebui să utilizezi o aplicaţie de autentificare precum Google Authenticator sau Authy.

Dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și mergi la Contul meu, tab-ul Autentificare în doi pași. Dă click pe butonul Activează autentificarea în doi pași.

Citește mesajul de informare și apoi dă click pe butonul Confirm.

Citește cu atenție instrucțiunile și apoi configurează una dintre aplicațiile de autentificare. Vezi mai multe detalii aici.

2.a Adăugare facturi

Oriunde te-ai afla în aplicație, dă click pe butonul Adaugă și alege Factură.

Pentru început, selectezi clientul, după care completezi datele facturii și apoi adaugi produsele / serviciile ('linii'). Dacă e cazul, mai poți selecta moneda în care vei emite factura, limba (engleză, franceză, germană, spaniolă, italiană, maghiară), data scadentă și penalizările, precum și explicații speciale care apar pe factură sub tabelul cu produse/servicii.

Atunci când adaugi o linie nouă în factură poți introduce manual datele despre produse sau servicii. Sau, dacă ai adăugat deja produse și servicii în cont, poți selecta unul dintre produsele sau serviciile deja definite. În acest caz, datele produsului se preiau automat pe factură și pot fi modificate direct pe factură fără a afecta produsul sau serviciul definit în baza de date.

Dacă firma ta este înregistrată în scopuri de TVA, valoarea TVA se va calcula automat la cota implicită de 21%. Dacă ești neplătitor de TVA, factura nu va conține coloana TVA.

Pentru un tutorial pas cu pas despre cum adaugi o factură, inclusiv transmitere la e-Factura, click aici.

2.c Căutare facturi

Ca să identifici una sau mai multe facturi, poți folosi căsuța de Căutare rapidă, aflată în orice pagină din contul tău, în partea dreaptă sus. Aici poți căuta facturile după serie, număr sau client.

Sau poți efectua o căutare avansată, folosind filtrele. În meniul Facturare, submeniul Facturi, poți filtra facturile după următorii parametri:

Rezultatele pot fi grupate apoi după: client, serie, monedă și autor. Și pot fi descărcate:

2.e Valori implicite pentru facturi

Valorile implicite se află în secțiunea Configurări din meniul care se deschide atunci când dai click pe numele tău de utilizator din partea dreaptă sus a ecranului.

Valori implicite se referă la o serie de opțiuni care se aplică automat atunci când emiți o factură. Iată câteva dintre câmpurile pentru care există valori implicite:

Pentru monedă și TVA, aplicația setează singură valorile implicite. Moneda implicită este leul. Procentul TVA este 21%.

Poți oricând schimba valorile implicite, ca să reflecte nevoile de facturare ale firmei tale. În plus, dacă apar excepții punctuale, valorile implicite pot fi modificare specific, pe fiecare factură în parte.

3. Facturi proforme

O factură proformă este o ofertă de preț, transmisă înainte ca bunurile sau serviciile să fie livrate sau efectuate, cu scopul de a informa clientul cu privire la costul total al achiziției, inclusiv taxele și orice alte costuri suplimentare mai pot interveni (de exemplu, taxe de transport).

Proforma nu are valoare contabilă. Nu se înregistrează în contabilitate. Și nu se transmite la e-Factura.

Pe factureaza.ro, generarea și administrarea facturilor proforme este similară cu generarea și administrarea facturilor, cu diferența că data scadenței este înlocuită cu data expirării.

Ca la facturi, ca să adaugi prima proformă va trebui, înainte de orice, să adaugi cel puțin o serie pentru proforme.

Dintr-o factură proformă poate fi generată în mod automat o factură. Cu un click pe numărul proformei din lista de proforme de la meniul Facturare, submeniul Proforme, intri în pagina de vizualizare a proformei. În partea stângă vertical (pe desktop) sau sub PDF-ul proformei (pe mobile), dă click pe link-ul Generează factura.

Atunci când generezi o factură dintr-o proformă, există două moduri de a trata şi asocia plăţile. Fie se iau în considerare atât plățile asociate direct proformei, cât şi plăţile tuturor facturilor rezultate din proformă; iar totalul plătit şi totalul restant al proformei vor fi calculate luând în considerare toate aceste plăţi. Fie se iau în considerare doar plățile asociate direct proformei; iar totalul plătit şi totalul restant al proformei vor fi calculate luând în considerare doar plăţile asociate direct proformei. Detalii aici.

De asemenea, ca să economisești timp, poți să configurezi proformele să genereze automat facturi ori de câte ori le asociezi o plată. O factură emisă astfel va cuprinde toate pozițiile din proforma din care a fost generată. Mai mult, toate plăţile asociate proformei vor fi automat asociate și facturii. Citește mai multe detalii aici.

5. Chitanțe

Când un client îți face plata în numerar ai opțiunea să emiți o chitanță.

Oriunde te-ai afla în aplicație, dă click pe butonul Adaugă și alege Chitanță. Se va deschide o nouă pagină unde vei completa câmpurile necesare cu detaliile despre plată. În această pagină, poți adăuga o chitanță cu sau fără factură asociată. La final, creezi chitanța ca ciornă (dacă mai ai de lucrat pe ea) sau ca emisă (dacă este finală).

Nu uita, înainte să adaugi prima chitanță, va trebui, mai întâi, să adaugi cel puțin o serie pentru chitanțe.

Generarea și administrarea chitanțelor funcționează similar cu a celorlalte tipuri de documente. Sumele de pe chitanțe se adună sumelor celorlalte plăți, rezultând astfel suma totală încasată pentru fiecare factură.

7. Serii

Pe factureaza.ro fiecare document pe care îl adaugi în cont (factură, proformă, chitanță, aviz, comandă) se identifică printr-un număr unic în cadrul unei serii anuale unice.

Nu poți adăuga un document nou în cont, dacă pentru tipul respectiv de document nu există cel puțin o serie pe anul în curs.

O serie de documente trebuie să conțină cel puțin o cifră de început. Această cifră nu trebuie să fie neapărat 1, poți începe o serie de oriunde dorești. Pe lângă cifră, seria mai poate conține (opțional) un prefix și un sufix, delimitate unele de celelalte printr-un separator, cum ar fi o liniuță (un exemplu: SRV-12-2024).

Ori de câte ori adaugi un document nou în cont, aplicația îți va cere să alegi seria pe care vei emite documentul. După care, tot aplicația îi va da documentului în mod automat, următorul număr consecutiv disponibil din seria respectivă.

Dacă ștergi un document, atunci numărul documentului șters devine disponibil în seria respectivă. Îți recomandăm atenție atunci când ștergi un document: într-o serie de facturi nu trebuie să rămână numere nealocate.

Poți adăuga o serie nouă atunci când adaugi un document nou. În pagina în care completezi datele documentului respectiv (factură, proformă, chitanță, aviz, comandă), în dreptul câmpului serie, dai click pe butonul Adaugă serie nouă și completezi câmpurile din căsuța care se va deschide.

Sau poți adăuga o serie nouă din secțiunea Configurări, la care ajungi cu un click pe numele tău de utilizator din partea dreaptă sus. În pagina de Configurări, din meniul vertical din stânga, alegi al doilea link, Serii. După care mergi la tab-ul care te interesează (Serii pentru facturi, Serii pentru proforme, Serii pentru chitanțe, Serii pentru avize, Serii pentru comenzi), dai click pe butonul Adaugă serie nouă și completezi câmpurile din căsuța care se va deschide.

Aceste câmpuri sunt:

Ca să înțelegi mai bine cum te pot ajuta prefixul și sufixul să-ți organizezi documentele, citește acest articol despre ce este o serie de facturi.

Atenție! O serie nu mai poate ștearsă sau modificată dacă ai emis documente pe seria respectivă.

Dacă seria nu conține niciun document, o poți șterge ușor. Click pe numele tău de utilizator din partea dreaptă sus și apoi click pe Configurări. Din meniul vertical din stânga, alegi al doilea link, Serii. După care mergi la tab-ul care te interesează (Serii pentru facturi, Serii pentru proforme, Serii pentru chitanțe, Serii pentru avize, Serii pentru comenzi). Aici identifici seria pe care vrei s-o ștergi și dai click pe simbolul X (vezi instrucțiuni).

Tot aici vei observa un simbol în forma unei steluțe. Dacă dai click pe steluță, aplicația îți va comunica dacă pentru seria respectivă există discontinuități (numere lipsă).

În această secțiune mai există și o casetă intitulată Caută, pe care o poți folosi ca să găsești serii mai vechi create de tine de-a lungul anilor.

8.a Generare facturi din proforme, comenzi și avize

Dacă ai emis o factură proformă, o comandă sau un aviz, în pagina de vizualizare a documentului, în meniul din dreapta PDF-ului (pe desktop) sau sub PDF (pe mobile), în secțiunea Utile, se află butonul Generează factura. Click și se va deschide o pagină de adăugare a unei facturi unde toate câmpurile sunt deja precompletate cu datele și liniile din proforma, comanda sau avizul de la care ai plecat. Tot ce mai ai de făcut este să dai click pe butonul Creează factura. Evident, dacă e cazul, poți modifica înainte câmpurile precompletate.

Funcții similare sunt disponibile pentru a crea proforme din avize, avize din facturi, din comenzi și din proforme.

9. Produse

Ca să nu completezi manual datele despre produsele sau serviciile tale ori de câte ori emiți o factură sau un alt tip de document, îți recomandăm să folosești secțiunea Produse din contul tău pe factureaza.ro. Aici poți să definești foarte ușor produsele și serviciile pe care le vinzi.

Ca să folosești apoi într-un document nou un produs sau serviciu din lista de la meniul Produse, în pagina în care creezi documentul, mai întâi îl găsești folosind căsuța Caută un produs, după care dai click pe butonul Adaugă o linie.

Poți defini un produs sau serviciu nou atunci când adaugi un document nou. În pagina în care completezi datele documentului respectiv (factură, proformă, chitanță, aviz, comandă), în dreptul câmpurilor unde completezi denumirea, cantitatea, prețul unitar etc, dai click pe simbolul gri în formă de săgeată încadrată de un chenar deschis.

Mai poți defini un produs sau un serviciu nou din secțiunea Produse, cu un click pe butonul Adaugă produs. Sau, oriunde te-ai afla în aplicație, dă click pe butonul Adaugă și alege Produs. Indiferent de ce variantă alegi, se va deschide un formular unde vei completa datele despre produs sau serviciu, și anume:

Atunci când folosești într-un document un produs sau serviciu definit deja, modificările pe care le faci pe produs în cadrul documentului nu vor afecta datele despre produs din lista de produse.

Dacă în activitatea ta operezi cu produse multe, îți recomandăm să nu le definești unul câte unul, ci să folosești opțiunea de import, disponibilă în secțiunea Produse. Citește aici cum poți importa direct din calculatorul tău o listă cu produsele sau serviciile firmei.

11. Abonamente

Poți folosi factureaza.ro ca să-ți facturezi clienții în regim de abonament, adică să le emiți periodic, la un anumit interval de timp și mereu în aceeași zi, facturi recurente pentru același tip de serviciu.

Facilitatea de abonamentele este foarte utilă atunci când:

Nu există o limită pentru câte tipuri de abonamente poți adăuga sau pentru câți clienți poți factura. Însă facturile emise în cadrul unui abonament se scad din limita lunară de documente disponibile în contul tău.

Ca să emiți facturi în regim de abonament, trebuie să treci prin trei pași:

12. Documente standard (de ex. contracte)

Cu ajutorul secțiunii Documente standard creezi chiar tu șabloane pentru documentele pe care le folosești frecvent în activitatea firmei - șablon de contract, de adeverință, notificări etc. Pe baza acestor șabloane generezi apoi automat documente finale pentru clienții sau angajații tăi.

De exemplu, ai un model standard de contract de servicii. Transformi aceste model într-un șablon (explicăm cum mai jos) și încarci șablonul în factureaza.ro. Ori de câte ori ai un client nou cu care vei semna un contract, doar asociezi clientul șablonului respectiv și aplicația va genera contractul gata completat, cu datele firmei tale și datele firmei clientului.

Poți defini oricâte modele de documente standard ai nevoie.

Dar înainte, o scurtă explicație. Șablonul de document standard conține ceea ce noi numim markere sau demarcatori.

Un demarcator are un format standard, de tipul ###NUME_DEMARCATOR###, unde textul NUME_DEMARCATOR se referă la detalii specifice din contract, ca de exemplu: ###NUMAR_DOCUMENT###, ###PRET_SERVICII###, ###EMAIL_CLIENT### etc.

E important să păstrezi acest format al demarcatorilor, inclusiv literele majuscule și caracterele de delimitare (_sau -), fără de care aplicația nu va ști cum să-i interpreteze corect.

În momentul în care adaugi un document standard pe baza unui șablon, acești demarcatori vor fi înlocuiți automat cu valorile lor corespondente pe care aplicația le va identifica în contul tău, fie că este vorba despre detaliile firmei tale sau ale clientului; sau cu valori pe care le definești tu atunci când generezi contractul.

12.b Generarea unui document standard

Poți adăuga un document standard din orice pagină a aplicației: click pe butonul Adaugă din dreapta sus, apoi click pe Document Standard.

Sau mai poți adăuga documente standard din secțiunea Clienți => Documente standard, apoi click pe Adaugă document.

Se va deschide un formular:

Vei observa că demarcatorii au fost completați cu valorile corespondente, acolo unde ele există.

Dacă vreun câmp a rămas necompletat, asta înseamnă că fie informația respectivă lipsește de la datele firmei tale sau de la datele clientului tău; fie este un câmp special, creat de tine, pentru care aplicația nu are informația în cont. Va trebui să completezi câmpurile libere.

După ce te-ai asigurat că fiecare câmp conține informația corectă, dă click pe butonul Creează document standard.

Aplicația va crea documentul și-l va deschide într-o nouă pagină de vizualizare. Folosind meniul vertical din stânga documentului (pe desktop) sau de sub document (pe mobile), poți face modificări pe document, îl poți șterge, transmite pe email, sau descărca pe calculator într-unul dintre formatele disponibile:

13.a Date fiscale și date de contact

Și anume:

Ca să vizualizezi și să modifici datele fiscale ale firmei tale, oriunde te-ai afla în aplicație, dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și apoi dă click pe secțiunea Datele firmei.

Vei observa aici mai multe tab-uri:

Peste tot, câmpurile marcate cu * sunt obligatorii.

13.c Logo

Sigla (logo) este elementul principal de branding al afacerii tale.

În tab-ul Logo și ștampilă de la Datele firmei ai opțiunea să adaugi un logo cu un click pe butonul Adaugă o imagine, din secțiunea Adaugă un logo. Îți recomandăm să utilizezi un logo cu o lățime de minim 400px. După ce salvezi, logo-ul va apărea pe toate documentele pe care le emiți de acum încolo.

Tot din acest meniu poți adăuga o imagine cu ștampila și semnătura firmei. Dă click butonul Adaugă o imagine, din secțiunea Adaugă o ștampilă. Îți recomandăm să utilizezi o imagine cu o lățime de minim 400px. După ce salvezi, imaginea cu ștampila va apărea pe toate documentele pe care le emiți de acum încolo.

13.e Abonamentul factureaza.ro

În tab-ul Abonamentul factureaza.ro de la Datele firmei găsești informațiile esențiale despre tipul tău de abonament:

Atunci când îți creezi un cont pe factureaza.ro, ai o perioadă de test de trei luni în care poți folosi aplicația gratuit și fără limitări. După ce perioada de test expiră, ca să poți folosi în continuare aplicația, va trebui să alegi un abonament, indiferent dacă este vorba despre varianta gratuită sau una dintre variantele contra cost.

Ca să optezi pentru un abonament contra cost, mergi în tab-ul Abonamentul factureaza.ro de la Datele firmei. Vei genera un contract de adeziune, pe care îl vei accepta online. Acest contract NU trebuie semnat sau ştampilat, nu trebuie scos la imprimantă sau scanat.

Dacă deja ai generat un contract și ai un abonament plătit, aici poți schimba tipul de abonament, intervalul de plata sau poți actualiza contractul în cazul în care, de exemplu, s-a schimbat denumirea companiei tale.

Tot aici poți face export de date, îți poți șterge sau închide contul. Acțiunea de ștergere a contului este ireversibilă, iar după ștergere datele nu vor mai putea fi recuperate. Recomandăm să alegi varianta de închidere a contului dacă dorești păstrarea datelor.

15. Cum pontez

Oriunde te-ai afla în aplicație, dă click pe butonul Adaugă și alege Pontaj. Sau mergi la secțiunea Clienți, alege Pontaj și dă click pe butonul Pontează.

Se deschide un formular pe care îl completezi cu:

La final dai click pe butonul Adaugă pontaj.

Atenție, persoana care a lucrat trebuie să existe ca utilizator pe factureaza.ro. Ca să adaugi un utilizator doar pentru pontaj, adică fără dreptul de a folosi aplicația în alte moduri decât ca să ponteze, dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și alege Datele firmei. Mergi la tab-ul Utilizatori și drepturi, dă click pe butonul Adaugă utilizator. Se va deschide o pagină nouă, cu mai multe tab-uri (Date personale, Date acces, Drepturi și permisii, Setări interfață). Vei completa câmpurile din fiecare tab cu detaliile relevante. Iar în tab-ul Drepturi și permisii alegi Acces Pontaj (poate introduce doar timpii lucrati). La final apeși pe butonul Creează utilizator.

Acum poți trece la faza următoare, și anume facturarea orelor lucrate.

17. Utilizatori și drepturi

Pe factureaza.ro poți avea unul sau mai mulți utilizatori, în funcție de tipul de abonament.

Ca să adaugi un utilizator nou, dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și alege Datele firmei. Mergi la tab-ul Utilizatori și drepturi, dă click pe butonul Adaugă utilizator.

Se va deschide o pagină nouă, cu mai multe tab-uri (Date personale, Date acces, Drepturi și permisii, Setări interfață). Completează câmpurile din fiecare tab cu detaliile relevante. Iar la final, dă click pe butonul Creează utilizator.

Atunci când îi trimiți noului utilizator datele de acces, adică numele de utilizator și parola, nu uita să-i trimiți și numele de cont. Găsești numele de cont în tab-ul Date acces, deasupra câmpurilor din formular.

Dacă dorești, în tab-ul Drepturi și permisii, poți limita drepturile utilizatorilor, după cum urmează:

Dacă vrei să restricționezi accesul unui utilizator la anumite documente:

Atenție, odată ce a emis documente, un utilizator nu mai poate fi șters. Dar poate fi dezactivat, din tab-ul Drepturi și permisii. Mai poți crea un utilizator dezactivat dacă vrei să-l folosești ca delegat pe documentele emise. Numărul utilizatorilor dezactivați este nelimitat. Utilizatorii dezactivați nu se pot loga în aplicație.

18.a Restricționarea accesului unui utilizator

După ce ai adăugat utilizatori noi în cont (fără drept de administrator) și apoi ai activat sistemul de permisii, restricționarea accesului se face la nivel de document, la nivel de serie de documente sau la nivel de punct de lucru.

Dacă vrei să restricționezi un utilizator care a fost inițial definit ca Administrator, dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și alege Datele firmei. Mergi la tab-ul Utilizatori și drepturi și dă click pe numele utilizatorului respectiv. În tab-ul Drepturi și permisii, debifează căsuța Administrator cont (poate face orice modificări) pentru utilizatorul respectiv.

Ca să restricționezi accesul la un document, atunci când creezi sau modifici documentul respectiv, mergi la secțiunea Limitează accesul, aflată deasupra butonului de salvare. Acolo vei găsi o listă de utilizatori cărora poți să le dai sau să le restricționezi accesul.

Atenție: drepturile asupra unui document nu pot fi niciodată revocate unui administrator sau emitentului documentului respectiv.

Un mecanism similar este disponibil pentru seriile de documente și pentru punctele de lucru. Atunci când creezi sau modifici o serie sau un punct de lucru, vei găsi opțiunea de limitare a accesului și o listă de utilizatori cărora poți să le dai sau să le restricționezi accesul. Un utilizator care nu are acces la o anumită serie sau la un anumit punct de lucru nu va vedea niciun document emis pe seria sau pe punctul de lucru respectiv și nici nu va putea adăuga documente în seria sau pe punctul de lucru restricționate.

20. Valori implicite

Valorile implicite reprezintă o serie de setări care te vor ajuta să emiți facturi și alte documente mai ușor și mai rapid. Vei stabili aceste valori implicite în funcție tipul afacerii tale și de felul în care emiți majoritatea facturilor.

Odată configurate, valorile implicite vor fi afișate sau folosite automat pe toate documentele pe care le vei adăuga în cont. Nu va mai trebui să le alegi sau să le scrii de mână.

Ca să setezi valorile implicite, dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și mergi la Configurări, secțiunea Valori implicite.

Vei observa mai multe tab-uri.

În tab-ul Valori implicite facturare, poți seta

Iar dacă vrei să afișezi codul produselor pe factură / proformă / aviz / comandă, bifează căsuța aferentă.

În tab-ul Formatul numerelor, vei configura ce caractere (punct sau virgulă) vrei să folosești pentru:

Și mai poți alege numărul de zerouri după delimitatorul de zecimale la valorile cantităţilor.

În tab-ul Mențiuni/explicații poți defini mesaje standard care vor fi afișate pe toate documentele pe care le adaugi în cont (facturi, proforme, chitanțe, avize, comenzi). Explicațiile sau mențiunile sunt afișate după tabelul cu produse/servicii.

Aici poți introduce, de exemplu, reguli de penalizări mai complexe, motive pentru scutirea de TVA, referințe la contracte, legi, etc.

În textul mențiunilor poți folosi demarcatorii pe care îi găsești listați în această secțiune. Doar îi iei cu copy paste din listă și îi introduci în textul mențiunii. Atunci când creezi factura, acești demarcatori vor fi înlocuiți automat cu valorile lor corespondente:

Limba implicită este româna, dar poți selecta Explicații/mențiuni implicite și pentru limbile engleză, spaniolă, italiană, franceză, germană sau maghiară.

După ce ai setat valorile dorite, nu uita să dai click pe butonul Salvează.

În tab-ul Note antet vei găsi opțiuni similare cu cele de la Explicații/mențiuni implicite. Cu singura diferență că mesajele pe care le definești aici apar în partea de sus a facturilor și a altor documente, înainte de tabelul cu produse/servicii. Aici poți introduce, de exemplu, reguli de penalizări mai complexe, motive pentru scutirea de TVA, referințe la contracte, legi, etc.

22. Configurarea notificărilor

Prin intermediul aplicației ai opțiunea să trimiți notificări clienților pe e-mail odată cu factura, la întârzierea plății sau la înregistrarea unei încasări.

22.b Mesajul de notificare la trimiterea facturilor, proformelor, avizelor, comenzilor și chitanțelor pe e-mail

Atunci când creezi un document (factură, proformă, chitanță, aviz, comandă), aplicația NU trimite documentul automat pe email către client.

Ca să trimiți pe email un document către client direct din factureaza.ro, urmează pașii:

Dacă vrei, ai și opțiunea să modifici mesajele standard folosite implicit atunci când îi trimiți clientului un document (factură, proformă, chitanță, aviz, comandă) pe e-mail. Dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și mergi la Configurări, secțiunea Configurări notificări, tab-ul Trimitere documente pe email.

Vei observa aici că în partea de jos a paginii există câte un tab pentru fiecare tip de document: factură, proformă, aviz, chitanță, comandă. Intră pe fiecare în parte și modifică mesajul de notificare.

În corpul textului poți folosi următorii demarcatori care vor fi înlocuiți automat cu valorile lor corespondente, pe care aplicația le preia singură de pe documente și din cont:

Limba implicită este româna, dar poți modifica mesajul de notificare la trimiterea documentelor și pentru limbile engleză, spaniolă, italiană, franceză, germană sau maghiară.

La final nu uita să salvezi.

22.d Mesajul de amintire la întârzierea plăţii

Dacă ai configurat aplicația să trimită automat clientului o notificare pe e-mail la depășirea scadenței, ai și opțiunea să modifici mesajele standard folosite implicit.

Dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și mergi la Configurări, secțiunea Configurări notificări, tab-ul Amintire la întârzierea plăţii.

Vei observa aici că în partea de jos a paginii, există câte un tab pentru fiecare tip de document: factură, proformă, comandă. Intră pe fiecare în parte și modifică mesajul de notificare.

În corpul textului poți folosi următorii demarcatori care vor fi înlocuiți automat cu valorile lor corespondente, pe care aplicația le preia singură de pe documente și din cont:

Limba implicită este româna, dar poți modifica mesajul de notificare la depășirea scadenței și pentru limbile engleză, spaniolă, italiană, franceză, germană sau maghiară.

La final, nu uita să salvezi.

24. Ștergerea contului

Poți oricând să renunţi la contul tău pe factureaza.ro și să ștergi toate datele asociate.

Dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și mergi secțiunea Datele firmei sau Contul meu și dă click pe ultimul tab, Abonamentul factureaza.ro. Aici se află butonul Șterge contul.

După ce dai click, se va deschide o fereastră cu informații despre ștergerea tuturor datelor asociate contului tău. Înainte de ștergerea efectivă, vom cere o confirmare suplimentară din partea unei persoane autorizate, pentru a preveni orice neînțelegeri sau tentative de fraudă.

După ce ai citit cu atenție informațiile, dă click pe butonul Confirm. Sau click pe Anulează dacă te-ai răzgândit.

Atenție, ștergerea este definitivă, iar datele asociate contului tău nu vor mai putea fi recuperate. Ca să păstrezi datele, îți recomandăm să optezi pentru închiderea contului, în loc de ștergere.

26. Rapoarte speciale

Aplicația îți pune la dispoziție o serie de rapoarte utile cu care poți evalua sănătatea afacerii tale și care te pot ajuta să iei decizii de business.

Le găsești în meniul Rapoarte, împărțite pe trei mari categorii:

Ca să vizualizezi oricare dintre aceste rapoarte, mai întâi selectezi perioada (intervalul de timp pentru care vrei ca raportul să fie rulat), după care dai click pe Descarcă sau Generează raport.

28. Cum modifici designul documentelor

Deși formatul facturilor și al documentelor este relativ standardizat, ai ceva mai multă libertate în ceea ce privește așezarea în pagină, fonturile folosite și culorile.

Ca să schimbi designul documentelor, dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus, mergi la secțiunea Configurări și dă click pe Culori și fonturi.

Primul lucru pe care-l poți schimba este profilul sau așezarea în pagină. Vezi câmpul Alege profil din dreapta sus. Opțiunile sunt:

Ca să vezi cum arată, mergi mai jos în pagină, la secțiunea de previzualizare, unde poți vedea efectul setărilor efectuate pe o factură exemplu în timp real.

După ce setezi un profil, nu uita să salvezi.

Alegerea culorilor se face pe categorii. Poți selecta câte o culoare pentru:

Pentru fiecare există o casetă care conține un cod de culoare exprimat hexadecimal. Când dai click pe casetă, se deschide o fereastră de unde poți alege absolut orice culoare vrei cu un click, sau poți introduce manual culoarea, dacă știi valoarea hexadecimală.

După ce setezi sau modifici culorile, nu uita să salvezi.

Și alegerea fonturilor se face pe categorii. Poți selecta un font pentru:

Mai poți de asemenea schimba mărimea fonturilor, tot așa, în funcție de categorie:

După ce setezi sau modifici fonturile, nu uita să salvezi.

Și ține minte că poți oricând previzualiza efectul setărilor efectuate pe o factură exemplu în timp real.

30. Import clienți

Atunci când creezi o factură și adaugi un client nou pe factura respectivă, clientul se va salva automat în lista de clienți. Astfel încât, data viitoare când îi emiți o factură, să nu fii nevoit să completezi din nou, de mână, datele de client.

Dar ai și o opțiune mai rapidă prin care poți importa mai mulți clienți odată, utilă când firma ta are istoric și când operezi cu mulți clienți recurenți.

Accesează meniul Clienți, secțiunea Listă clienți, și dă click pe butonul Importă.

Se va deschide o casetă în care dai click pe link-ul Aici poți descărca un exemplu de fișier pentru import. Se va descărca pe calculatorul tău un fișier model, în care vei observa capetele de tabel pe care va trebui să le folosești în fișierul de import.

Creează fișierul de import folosind modelul de mai sus, apoi completează-l cu datele clienților tăi. Poți salva fișierul în oricare dintre următoarele formate: XLSX, XLSM, ODS, CSV, XLS, XLM.

După ce fișierul este gata, apasă pe butonul Alege fișierul. Și apoi pe Încarcă fișierul.

Se va deschide un tabel care va conține detaliile clienților tocmai importați. Verifică să fie totul corect, pe fiecare linie în parte. Adică Denumirea să conțină chiar numele clientului, CIF să conțină codul unic de identificare, Indicator TVA să conțină RO-ul șamd. Dacă observi vreo eroare o poți corecta direct în acest tabel. Dacă vrei să renunți de tot la una dintre liniile din tabel, scoate bifa din dreptul liniei respective. După ce te-ai asigurat că totul este corect, dă click pe butonul Importă liniile selectate.

32. Setare layout documente

Pe factureaza.ro, există un mod implicit în care datele sunt aranjate pe factură. Dar acest layout nu este bătut în cuie, îl poți modifica. Este o funcție opțională, nu e ceva ce trebuie să faci obligatoriu.

Ca să modifici layout-ul implicit al documentelor, dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și mergi la Configurări, secțiunea Layout documente.

Pentru fiecare parte din factură există un tab separat: vânzător, cumpărător, tabelul cu produse/servicii, notă subsol, anexe, poziția ștampilei.

În tab-urile Date vânzător (datele tale) și Date cumpărător (datele clientului), poți schimba informațiile care vor apărea implicit pe facturi pentru cele două părți. Pentru asta, selectează doar câmpurile care te interesează și dă click pe a doua săgeată aflată pe buton galben. Sau, selectează câmp cu câmp și mută din caseta stângă în caseta dreaptă cu drag and drop. La final nu uita să salvezi.

În tab-ul Tabel poziții poți seta modul în care se afișează textele în tabelul care conține liniile din factură. De exemplu, vrei capetele de tabel să fie centrate, aliniate la stânga sau aliniate la dreapta?

În tab-ul Notă subsol poți defini un text care să apară în partea de jos a tuturor documentelor emise de tine. Bifează Afişează notă de subsol (footer) și vor apărea variile opțiuni. De exemplu, poți alege ca subsolul documentelor tale să conțină datele de identificare ale firmei. Pentru asta, selectezi câmpurile care te interesează și dai click pe a doua săgeată aflată pe buton galben. Sau, selectezi câmp cu câmp și muți din caseta stângă în caseta dreaptă cu drag and drop.

Există de asemenea un câmp liber unde poți scrie ce text vrei tu, de exemplu un slogan sau adresa de Facebook a afacerii tale.

Mai poți inclusiv organiza nota de subsol pe mai multe coloane. Vezi câmpul de sus, Număr de coloane.

La final, nu uita să salvezi.

În tab-ul Anexe poți adăuga documente în format PDF care să se anexeze automat ori de câte ori adaugi o nouă factură, o proformă, o comandă, un aviz sau o chitanță.

În tab-ul Poziție ștampilă poți seta cu drag and drop locația ștampilei pe facturi și alte documente.

Ține minte, aceste setări nu sunt obligatorii. Dacă nu faci nicio schimbare aici, datele care vor apărea pe documentele tale sunt cele implicite.

34. Setare layout interfață de utilizare

Pe factureaza.ro, poți schimba felul în care arată aplicația, dacă designul standard nu este pe gustul tău. Este o funcție opțională, nu e ceva ce trebuie să faci obligatoriu.

Ca să faci varii modificări, dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și mergi la Contul meu, secțiunea Setări interfață.

Poți schimba Limba interfeţei de utilizare din română în engleză.

Poți schimba Layout-ul interfeţei de utilizare, din Standard în Panou de control simplificat. Această variantă ‘ascunde’ activitatea recentă, graficele de evoluție și situația pe ultimele trei luni.

Poți schimba Tema interfeţei de utilizare. Pe lângă tema standard, mai ai la dispoziție și alte variante:

Orice modificare faci, nu uita să salvezi.

35.a Folosirea server-ului propriu de email la trimiterea facturilor

Pentru a folosi server-ul propriu de e-mail la trimiterea facturilor, bifează căsuța aferentă. Completează apoi câmpurile referitoare la adresa ta de e-mail și la serverul SMTP.

Câmpurile marcate cu * sunt obligatorii.

Imediat după ce salvezi, îți va apărea un text pentru simplificarea testării adresei și a server-ului SMTP.

37. e-Transport

Cu integrarea e-Transport, notificările e-Transport sunt transmise automat din contul firmei tale de pe factureaza.ro către contul firmei tale din SPV. După validarea notificării de către ANAF, codul UIT generat va fi disponibil în contul tău de pe factureaza.ro.

Odată ce ai activat integrarea, nu va mai fi necesar să te autentifici în SPV.

Atenție: Integrarea e-Transport este disponibilă doar pentru conturile Standard, Business și Premium, precum și pe durata perioadei promoționale. După expirarea perioadei, integrarea va deveni inactivă dacă optezi pentru un abonament Free sau Basic.

Ca să activezi integrarea e-Transport, dă click pe numele tău de utilizator din dreapta sus și apoi pe Setări e-Transport. Vei avea nevoie de un certificat digital înrolat la ANAF. Dă click pe butonul Activează integrarea e-Transport.

Activarea integrării se poate face și de către o persoană împuternicită pe SPV-ul firmei tale. Apasă Generare link integrare e-Transport, apoi trimite linkul pe mail.

Citește aici instrucțiunile complete despre cum activezi integrarea e-Transport.

După ce ai activat integrarea e-Transport, vei putea genera și transmite notificări e-Transport în vederea obținerii codului UIT.

Dă click pe butonul Adaugă, aflat oriunde în aplicație în partea dreaptă sus. Și selectează Notificare e-Transport. Completeaza toate detaliile obligatorii:

La final, dă click pe butonul Creează notificarea e-Transport. Verifică datele din notificare. Mergi apoi la meniul vertical din stânga și dă click pe Trimite la e-Transport.

Ca să verifici dacă ai primit codul UIT, dă click pe oricare dintre meniurile Clienți sau Furnizori (nu contează care) și alege e-Transport.

Click aici pentru instrucțiuni complete despre cum transmiți notificări e-Transport și despre cum obții codul UIT.